¿Qué es un HBL y por qué automatizarlo?
El House Bill of Lading es un documento utilizado por freight forwarders para reflejar información del embarque y de las partes relacionadas. Prepararlo manualmente puede implicar copiar datos desde correos, instrucciones de embarque, cotizaciones y otros documentos.
Si esa información ya existe dentro de la operación, volver a digitarla crea trabajo adicional y aumenta el riesgo de inconsistencias.
1. Reutilizar datos del embarque
Shipper, consignee, notify party, puerto de carga, puerto de descarga, descripción de mercancía, peso y volumen pueden venir de información que el equipo ya tiene disponible.
2. Estructurar la información antes de generar
La automatización debe organizar los datos y detectar campos faltantes antes de preparar el documento. Esto permite que el equipo revise excepciones en lugar de volver a construir todo el HBL desde cero.
3. Generar el HBL en el formato definido
LurvexHBL puede preparar el documento usando la información disponible de la operación, manteniendo los campos y estructura definidos para el flujo del forwarder.
4. Revisar antes de emitir
La generación automática no elimina la revisión humana. Antes de utilizar el HBL, el equipo debe comprobar nombres de las partes, puertos, buque o viaje, descripción de mercancía, cantidades, peso, volumen y demás condiciones relevantes.
¿Qué conviene validar siempre?
- Shipper, consignee y notify party.
- Puerto de carga y puerto de descarga.
- Buque, viaje y fechas cuando correspondan.
- Descripción de mercancía, paquetes, peso y volumen.
- Instrucciones y condiciones particulares del embarque.
